Jak Asileo chroni i przetwarza dane.

1. Role i zakres dokumentu

Polityka dotyczy strony asileo.com, panelu app.asileo.com, kont użytkowników, kontaktu z operatorem oraz danych obsługiwanych przez połączone kanały komunikacji i kalendarze.

Asileo jako administrator

Operator Asileo jest administratorem danych osób zakładających konto lub korzystających z panelu, osób kontaktujących się bezpośrednio z Asileo oraz danych technicznych potrzebnych do ochrony, utrzymania i rozliczenia usługi.

Firma korzystająca z Asileo jako administrator

Gdy klient pisze do studia albo innej firmy korzystającej z Asileo, administratorem treści rozmowy, danych rezerwacji i danych klienta jest ta firma. To ona ustala cel, podstawę prawną, zakres i okres przechowywania danych. Asileo działa wtedy jako podmiot przetwarzający na udokumentowane polecenie firmy. Zasady tego powierzenia opisuje Umowa powierzenia danych.

Wniosek dotyczący rozmowy lub wizyty najlepiej skierować najpierw do firmy, z którą prowadzono kontakt. Asileo pomoże jej zrealizować wniosek, ale nie może samodzielnie zmienić celu przetwarzania ustalonego przez tę firmę.

2. Kategorie i źródła danych

• Konto i zespół: imię lub nazwa wyświetlana, adres e-mail, identyfikator konta, firma, rola, ustawienia logowania, historia istotnych działań oraz wersjonowane potwierdzenie pełnoletności i uprawnienia Właściciela do działania w imieniu firmy.
• Rozmowy: identyfikator kanału, nazwa i nazwa użytkownika profilu oraz zdjęcie profilowe, jeśli platforma je udostępnia, treść, znaczniki czasu, status dostarczenia, reakcje, odpowiedzi i załączniki.
• Klienci i rezerwacje: dane kontaktowe, opis sprawy lub projektu, preferencje, termin, status wizyty, notatki firmy i informacje o zadatku.
• Integracje: identyfikatory kont, fanpage’y i kalendarzy, zakres udzielonych uprawnień oraz zaszyfrowane tokeny dostępowe.
• Dane techniczne: adres IP, rodzaj urządzenia i przeglądarki, identyfikatory sesji, dzienniki bezpieczeństwa, błędy i identyfikatory korelacyjne.
• Kontakt: adres e-mail oraz informacje dobrowolnie przekazane w zgłoszeniu.

Dane pochodzą bezpośrednio od użytkownika, od firmy zapraszającej go do panelu albo z oficjalnych interfejsów wybranego kanału, np. Meta, WhatsApp lub Google. Zdjęcie profilowe może zostać pobrane z oficjalnego interfejsu Meta i zapisane w prywatnym magazynie, aby ułatwić rozpoznanie rozmowy w panelu. Nie pobieramy tych danych przez scraping. Jeżeli Meta nie udostępni profilu, panel używa inicjałów.

Przy potwierdzaniu pełnoletności nie zbieramy daty urodzenia, numeru dokumentu ani zdjęcia dokumentu. Zapisujemy użytkownika, czas, wersję i dokładną treść zaakceptowanego oświadczenia.

3. Cele i podstawy prawne

Dane klientów firm są dodatkowo przetwarzane w imieniu tej firmy na zasadach art. 28 RODO. Podstawę prawną kontaktu z własnym klientem ustala każda firma samodzielnie.

4. AI, automatyzacje i podejmowanie decyzji

Moduły AI i automatyzacji są domyślnie wyłączone. Po ich włączeniu przez firmę mogą analizować treść bieżącej rozmowy i ustawienia firmy, aby przygotować odpowiedź, zebrać dane rezerwacji, oznaczyć temat lub zaproponować termin. Firma może zatrzymać automat i przejąć rozmowę.

Asileo nie wykorzystuje tych funkcji do podejmowania decyzji wywołujących wobec osoby skutki prawne lub podobnie istotne skutki wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Ostateczne decyzje dotyczące ceny, przyjęcia zlecenia, przeciwwskazań, zadatku i terminu należą do firmy lub uprawnionej osoby. Treści rozmów nie są sprzedawane ani używane przez Asileo do reklamy behawioralnej.

5. Odbiorcy danych i dostawcy

Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty potrzebne do działania wybranej funkcji:

• dostawcy hostingu aplikacji, bazy danych, uwierzytelniania, pamięci plików i kolejki zadań;
• dostawcy monitoringu bezpieczeństwa i diagnostyki, przy ograniczeniu przesyłanych danych;
• dostawca modelu AI lub bramki modelowej — tylko gdy firma włączy moduł wymagający AI;
• Meta, WhatsApp, Google i inni operatorzy integracji wybranych przez firmę;
• podmioty świadczące obsługę prawną, księgową lub techniczną, jeśli jest to konieczne;
• organy publiczne, gdy ujawnienie wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające działają na podstawie umów i otrzymują dane tylko w zakresie potrzebnym do wykonania zadania. Aktualne kategorie podwykonawców i zasady zmiany podwykonawcy opisuje Umowa powierzenia danych.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy globalnych kanałów, monitoringu lub modeli AI mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku stosujemy mechanizm dopuszczony przez rozdział V RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z oceną i dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne.

Informację o zabezpieczeniach dotyczących konkretnego dostawcy można uzyskać pod adresem kontakt@asileo.com.

7. Jak długo przechowujemy dane

• Konto i organizacja: przez okres korzystania z usługi, a następnie do zakończenia usuwania lub zwrotu danych oraz przez okres konieczny do obrony roszczeń.
• Rozmowy, pliki, miniatury profili i rezerwacje klientów: zgodnie z instrukcją i ustawieniami firmy będącej administratorem; przy włączonej retencji stare miniatury profili podlegają okresowi dla mediów. Po zakończeniu usługi dane są zwracane albo usuwane zgodnie z umową powierzenia, chyba że prawo wymaga dalszego przechowania.
• Zgłoszenia kontaktowe: do zakończenia sprawy, a później maksymalnie przez okres potrzebny do wykazania jej przebiegu lub obrony roszczeń.
• Logi bezpieczeństwa: przez okres potrzebny do wykrywania nadużyć, analizy incydentu i ochrony usługi; dłużej tylko, jeżeli log jest dowodem incydentu lub roszczenia.
• Dokumentacja podatkowa i księgowa: przez okres wynikający z obowiązujących przepisów.
• Kopie zapasowe: do nadpisania zgodnie z cyklem backupu; w tym czasie dane są izolowane i nie są zwykle używane operacyjnie.

Po odłączeniu kanału usuwamy jego aktywny token dostępu. Samo odłączenie nie kasuje automatycznie historii, aby przypadkowa czynność nie zniszczyła dokumentacji firmy. Szczegóły zawiera strona Usuwanie danych.

8. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale część z nich jest niezbędna do utworzenia konta, zabezpieczenia sesji, połączenia kanału lub wykonania rezerwacji. Bez tych danych dana funkcja może nie działać. Dane oznaczone jako opcjonalne można pominąć bez utraty pozostałych funkcji.

Nie należy przesyłać przez Asileo danych szczególnych kategorii, w tym szczegółowej dokumentacji medycznej, jeżeli nie jest to konieczne i zgodne z prawem. Firma powinna ograniczyć formularze do danych faktycznie potrzebnych do świadczenia swojej usługi.

9. Bezpieczeństwo

Stosujemy rozdzielenie danych firm, kontrolę ról i uprawnień, szyfrowanie transmisji, szyfrowanie sekretów integracji, ograniczanie logów, kopie zapasowe, monitoring oraz procedury reagowania na incydenty. Dostęp administracyjny jest ograniczony do osób, które go potrzebują.

Żaden system nie daje gwarancji bezpieczeństwa „w 100%”. Użytkownik powinien chronić swoje konto, stosować unikalne hasło, nie przekazywać kodów logowania i niezwłocznie zgłosić podejrzenie przejęcia konta na kontakt@asileo.com.

10. Cookies i pamięć przeglądarki

Asileo używa mechanizmów koniecznych do logowania, bezpieczeństwa, utrzymania sesji i zapisania podstawowych preferencji. Nie używamy obecnie cookies reklamowych ani analityki marketingowej. Szczegóły i sposób zarządzania ustawieniami opisuje Polityka cookies.

11. Prawa osób

W zakresie przewidzianym przez RODO można żądać:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
• usunięcia danych albo ograniczenia ich przetwarzania;
• przeniesienia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem działania.

Wniosek można przesłać na kontakt@asileo.com. Możemy poprosić tylko o informacje niezbędne do bezpiecznego potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. W skomplikowanych przypadkach termin może zostać przedłużony zgodnie z RODO, o czym poinformujemy wraz z przyczyną.

Jeżeli wniosek dotyczy rozmowy ze studiem lub rezerwacji, administratorem jest studio. Warto zacząć od kontaktu z nim; Asileo wesprze studio w realizacji żądania.

12. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje i dane kontaktowe znajdują się na stronie UODO.

13. Zmiany polityki

Polityka może zostać zmieniona po zmianie funkcji, dostawców lub prawa. Aktualna wersja i data obowiązywania są zawsze publikowane na tej stronie. O istotnej zmianie dotyczącej aktywnego konta poinformujemy w panelu lub wiadomością e-mail przed jej wejściem w życie, gdy wymaga tego charakter zmiany.