Jak Asileo chroni i przetwarza dane.

1. Role i zakres dokumentu

Polityka dotyczy strony asileo.com, panelu app.asileo.com, kont użytkowników, kontaktu z operatorem, formularzy projektów bez logowania oraz danych obsługiwanych przez połączone kanały komunikacji i kalendarze.

Asileo jako administrator

Operator Asileo jest administratorem danych osób zakładających konto lub korzystających z panelu, osób kontaktujących się bezpośrednio z Asileo oraz danych technicznych potrzebnych do ochrony, utrzymania i rozliczenia usługi.

Firma korzystająca z Asileo jako administrator

Gdy klient pisze do studia albo innej firmy korzystającej z Asileo, administratorem treści rozmowy, danych rezerwacji i danych klienta jest ta firma. To ona ustala cel, podstawę prawną, zakres i okres przechowywania danych. Asileo działa wtedy jako podmiot przetwarzający na udokumentowane polecenie firmy. Zasady tego powierzenia opisuje Umowa powierzenia danych.

Wniosek dotyczący rozmowy lub wizyty najlepiej skierować najpierw do firmy, z którą prowadzono kontakt. Asileo pomoże jej zrealizować wniosek, ale nie może samodzielnie zmienić celu przetwarzania ustalonego przez tę firmę.

2. Kategorie i źródła danych

• Konto i zespół: imię lub nazwa wyświetlana, adres e-mail, identyfikator konta, firma, rola, ewentualny numer telefonu udostępniony w koncie uwierzytelniania, ustawienia logowania i weryfikacji dwuskładnikowej, historia istotnych działań oraz wersjonowane potwierdzenie pełnoletności i uprawnienia Właściciela do działania w imieniu firmy.
• Rozmowy: identyfikator kanału, nazwa i nazwa użytkownika profilu oraz zdjęcie profilowe, jeśli platforma je udostępnia, treść, znaczniki czasu, status dostarczenia, reakcje, odpowiedzi i załączniki.
• Klienci i rezerwacje: dane kontaktowe, opis sprawy lub projektu, preferencje, termin, status wizyty, notatki firmy i informacje o zadatku.
• Integracje: identyfikatory kont, fanpage’y i kalendarzy, zakres udzielonych uprawnień oraz zaszyfrowane tokeny dostępowe.
• Dane techniczne: adres IP, rodzaj urządzenia i przeglądarki, identyfikatory sesji, dzienniki bezpieczeństwa, błędy i identyfikatory korelacyjne.
• Formularze projektów: odpowiedzi na pytania ustawione przez studio, opis, miejsce, rozmiar i inspiracja projektu, identyfikator formularza, czas oraz stan wysłania. Formularz nie wymaga konta klienta ani dodatkowego telefonu lub e-maila.
• Kontakt i wsparcie: adres e-mail albo konto pracownika i studio, treść zgłoszenia do Asileo, status sprawy i czas korespondencji. Nie przesyłaj zbędnych danych klientów w zgłoszeniu.
• Obsługa platformy: status udziału studia, oznaczenie planu, liczniki wiadomości, klientów i wykorzystania funkcji. Oznaczenie planu w panelu nie oznacza automatycznego pobierania opłat.

Dane pochodzą bezpośrednio od użytkownika, od firmy zapraszającej go do panelu albo z oficjalnych interfejsów wybranego kanału, np. Meta lub Google. Zdjęcie profilowe może zostać pobrane z oficjalnego interfejsu Meta i zapisane w prywatnym magazynie, aby ułatwić rozpoznanie rozmowy w panelu. Nie pobieramy tych danych przez scraping. Jeżeli Meta nie udostępni profilu, panel używa inicjałów.

Przy potwierdzaniu pełnoletności nie zbieramy daty urodzenia, numeru dokumentu ani zdjęcia dokumentu. Zapisujemy użytkownika, czas, wersję i dokładną treść zaakceptowanego oświadczenia.

3. Cele i podstawy prawne

Zaproszeni pracownicy i współpracownicy korzystają z indywidualnych kont. Przetwarzamy ich e-mail, wybraną nazwę, członkostwo i uprawnienia, języki obsługi, opcjonalne zdjęcie i kolor profilu oraz zapis wersji zasad, czasu akceptacji i oświadczenia 18+. Dane profilu służą identyfikacji i współpracy w zespole, a podpis na wiadomości wskazuje jej autora. Dla pracowników podstawą jest uzasadniony interes zapewnienia bezpiecznej obsługi umowy z Firmą (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); przysługuje prawo sprzeciwu. Wgranie zdjęcia jest dobrowolne i można je usunąć bez utraty dostępu.

Profile widzą uprawnione osoby w studiach, do których użytkownik należy lub w których wysłał wiadomości. Aktualne zdjęcie i kolor służą prezentacji w panelu; nazwa zapisana przy wysłanej wiadomości pozostaje podpisem historycznym. Dane te nie są automatycznie przekazywane klientowi jako avatar lub podpis pracownika w zewnętrznym komunikatorze. Zdjęcie jest przekształcane w małą miniaturę bez metadanych; oryginał nie jest przechowywany. Miniatura pozostaje w chronionym profilu, jest objęta kopią bazy i eksportem. Usunięcie zdjęcia usuwa je z aktywnego profilu, a usunięcie konta usuwa profil; historyczna nazwa autora może pozostać w danych korespondencji Firmy przez okres ich uzasadnionej retencji. Kopie awaryjne wygasają zgodnie z opisanymi dalej zasadami. Zapis przyjęcia zasad jest przechowywany przy członkostwie i usuwany wraz z nim; dokumenty umowy Firmy podlegają odrębnym zasadom retencji.

Dane klientów firm są dodatkowo przetwarzane w imieniu tej firmy na zasadach art. 28 RODO. Podstawę prawną kontaktu z własnym klientem ustala każda firma samodzielnie.

4. AI, automatyzacje i podejmowanie decyzji

Rejestracja formularzem nie wywołuje AI. Link jest ważny przez 7 dni, a odpowiedzi i ewentualny obraz trafiają do projektów przypisanych do klienta i studia. Niewysłane odpowiedzi pozostają tylko w pamięci otwartej strony; po jej odświeżeniu zostają utracone.

Moduły AI i automatyzacji są domyślnie wyłączone. Po ich włączeniu przez firmę mogą analizować treść bieżącej rozmowy i ustawienia firmy, aby przygotować odpowiedź, zebrać dane rezerwacji, oznaczyć temat lub zaproponować termin. Firma może zatrzymać automat i przejąć rozmowę.

Automatyzacje mogą wykonywać działania w rozmowie i kalendarzu w zakresie włączonym przez firmę. Formularz projektów sam nie ustala ceny ani nie rezerwuje terminu. Przed włączeniem obsługi AI firma powinna ustalić nadzór człowieka, informację dla klienta oraz ocenić, czy konkretne działania wywołują skutki prawne lub podobnie istotne skutki w rozumieniu art. 22 RODO. Samo ustawienie asystenta jako opcjonalnego nie rozstrzyga tej oceny. Treści rozmów nie są sprzedawane ani używane przez Asileo do reklamy behawioralnej.

5. Odbiorcy danych i dostawcy

Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty potrzebne do działania wybranej funkcji:

• dostawcy hostingu aplikacji, bazy danych, uwierzytelniania, pamięci plików i kolejki zadań;
• dostawcy monitoringu bezpieczeństwa i diagnostyki, przy ograniczeniu przesyłanych danych;
• dostawca modelu AI lub bramki modelowej — tylko gdy firma włączy moduł wymagający AI;
• Meta (Instagram i Messenger) oraz Google Calendar — dla połączonych integracji; samo planowanie kolejnego kanału nie uruchamia przekazywania mu danych;
• podmioty świadczące obsługę prawną, księgową lub techniczną, jeśli jest to konieczne;
• organy publiczne, gdy ujawnienie wynika z prawa.

• Supabase: baza, logowanie i prywatne pliki; projekt w regionie Frankfurt (UE). Usługa jest objęta DPA Supabase.
• Railway: aplikacja i kolejka zadań; usługi w Amsterdamie (UE). Umowa powierzenia z Asileo obowiązuje od 8 października 2026 r.
• Resend: wiadomości dotyczące konta. Dane są przechowywane w USA, również przy wysyłce z regionu Ireland. DPA i zasady Resend obejmują standardowe klauzule umowne, w tym dalsze powierzenie.
• Sentry: ograniczone raporty błędów; wybrany region Frankfurt (UE), DPA podpisana 8 października 2026 r. Diagnostyka przeglądarki wymaga zgody; monitoring serwera służy bezpieczeństwu i utrzymaniu. Nie włączamy nagrywania sesji ani przesyłania treści rozmów.
• Cloudflare: ochrona żądanego logowania przez Turnstile i przekierowanie www. Cloudflare przetwarza dane techniczne zgodnie z informacją o Turnstile; dla ochrony strony działa jako procesor, a dla doskonalenia wykrywania nadużyć także jako odrębny administrator.
• OVHcloud/Zimbra: poczta kontaktowa. Dane obejmują adres nadawcy i treść korespondencji, którą sam do nas skieruje.
• Meta i Google Calendar: operatorzy integracji wybranych przez studio, działający również według własnych zasad. Integracja przekazuje dane w zakresie udzielonych uprawnień.
• OpenRouter i dostawca modelu, obecnie Google/Gemini: funkcje AI mogą przekazywać treść rozmowy i konfigurację studia. Formularz rejestracji nie korzysta z tych dostawców. Weryfikacja pełnego łańcucha dalszego powierzenia dla AI pozostaje warunkiem użycia prawdziwych danych klientów; nie deklarujemy zerowej retencji ani przetwarzania wyłącznie w UE.

Zasady dalszego powierzenia opisuje Umowa powierzenia danych. Informacje o zmianie dalszego procesora przekazujemy studiu przed uruchomieniem zmiany, z możliwością zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu dotyczącego ochrony danych na kontakt@asileo.com.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Resend przechowuje dane w USA. Europejski region Supabase, Railway lub Sentry określa lokalizację głównej usługi, ale nie wyklucza dostępu lub dalszego przetwarzania poza EOG. Umowy tych dostawców przewidują standardowe klauzule umowne (SCC) dla objętych nimi transferów. Globalne usługi Cloudflare, Meta, Google i dostawców AI mogą również wiązać się z transferami. Nie uznajemy samego wyboru regionu ani podpisania DPA za pełną ocenę transferu.

Przed dopuszczeniem konkretnego przepływu z danymi klientów weryfikujemy właściwy mechanizm transferu, podwykonawców i dodatkowe zabezpieczenia. Niepotwierdzony przepływ nie jest objęty zgodą na uruchomienie pilotażu. Informacje o zabezpieczeniach i kopię właściwych SCC można uzyskać przez kontakt@asileo.com, z usunięciem informacji chronionych tajemnicą lub niezbędnych do bezpieczeństwa.

7. Jak długo przechowujemy dane

• Konto i organizacja: przez okres korzystania z usługi, a następnie do zakończenia usuwania lub zwrotu danych oraz przez okres konieczny do obrony roszczeń.
• Rozmowy, pliki, miniatury profili i rezerwacje klientów: zgodnie z instrukcją i ustawieniami firmy będącej administratorem; przy włączonej retencji stare miniatury profili podlegają okresowi dla mediów. Po zakończeniu usługi dane są zwracane albo usuwane zgodnie z umową powierzenia, chyba że prawo wymaga dalszego przechowania.
• Zgłoszenia kontaktowe: do zakończenia sprawy, a później maksymalnie przez okres potrzebny do wykazania jej przebiegu lub obrony roszczeń.
• Logi bezpieczeństwa: przez okres potrzebny do wykrywania nadużyć, analizy incydentu i ochrony usługi; dłużej tylko, jeżeli log jest dowodem incydentu lub roszczenia.
• Dokumentacja podatkowa i księgowa: przez okres wynikający z obowiązujących przepisów.
• Kopie lokalne: szyfrowane kopie bazy i prywatnych plików są wykonywane codziennie oraz po zalogowaniu operatora, jeżeli komputer i wymagane narzędzia działają. Kopie starsze niż 14 dni są usuwane po sukcesie nowej; zawsze pozostają dwie ostatnie. Awaria może więc wydłużyć przechowywanie. Nie jest to gwarancja codziennego backupu.
• Resend: standardowa retencja wiadomości i logów wynosi 30 dni, kopii zapasowych 7 dni; pozostałe dane są usuwane najpóźniej do 90 dni po zakończeniu usługi według zasad dostawcy. Nie jest to okres przechowywania rozmów studia.
• Inne kopie i logi dostawców: nie obiecujemy jednego okresu usunięcia dla wszystkich systemów. Potwierdzenie okresów i sposobu usuwania u dostawców jest wymagane przed uruchomieniem przepływu obejmującego prawdziwe dane klientów.
• Nieprzypisane obrazy formularza: po wygaśnięciu lub unieważnieniu linku podlegają sprzątaniu przez worker. Cel operacyjny wynosi do 24 godzin przy działającym workerze i bez zaległości; awaria wymaga ponowienia. Obrazy przypisane do projektu pozostają z jego danymi i wymagają objęcia pełnym żądaniem usunięcia; retencja rozmów nie usuwa automatycznie wszystkich obrazów projektów.

Automatyczna retencja rozmów i mediów jest domyślnie wyłączona. Po jej włączeniu przez studio zadania usuwają dane objęte wybranym okresem; nie jest to automatyczne usuwanie całego klienta, projektów ani dokumentacji studia. Kryteria dla kont, wsparcia i dowodów akceptacji wynikają z trwania umowy, zakończenia sprawy, obowiązków prawnych i okresu przedawnienia odpowiednich roszczeń. Nie uzasadniają zachowania całej historii klientów.

Po odłączeniu kanału usuwamy jego aktywny token dostępu. Samo odłączenie nie kasuje automatycznie historii, aby przypadkowa czynność nie zniszczyła dokumentacji firmy. Szczegóły zawiera strona Usuwanie danych.

8. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Konto pracownika wymaga adresu e-mail, uwierzytelnienia i członkostwa w studio; formularz projektu nie zbiera dodatkowego telefonu ani e-maila. Połączenie integracji wymaga identyfikatorów i uprawnień dostawcy. W formularzu wymagane pytania wybiera studio; dopuszczalna jest odpowiedź „Jeszcze nie wiem”. Bez danych wymaganych nie da się wykonać danej operacji. Dane oznaczone jako opcjonalne można pominąć bez utraty pozostałych funkcji.

Nie należy przesyłać przez Asileo danych szczególnych kategorii, w tym szczegółowej dokumentacji medycznej, informacji o chorobach, lekach lub dokumentów tożsamości. Zdjęcie lub opis może ujawnić informacje o zdrowiu, przekonaniach albo inne dane szczególnych kategorii. Zwykłe zdjęcie nie staje się automatycznie daną biometryczną z art. 9 RODO. Firma powinna ograniczyć pytania i zdjęcia do projektu; kod nie rozpoznaje automatycznie wszystkich danych wrażliwych. Ich konieczne przetwarzanie wymaga odrębnej oceny podstawy z art. 9 RODO i zabezpieczeń, a nie samej akceptacji Regulaminu.

9. Bezpieczeństwo

Stosujemy rozdzielenie danych firm, kontrolę ról i uprawnień, szyfrowanie transmisji, szyfrowanie sekretów integracji, prywatne przechowywanie plików, ograniczanie logów i monitoring. Działa zaszyfrowany rejestr usunięć i testowana na danych syntetycznych procedura ponownego zastosowania usunięć przed przywróceniem ruchu. Pełne odtworzenie operacyjne, niezależny drugi nośnik i spójność bazy z plikami pozostają warunkami uruchomienia pilotażu z danymi klientów. Dostęp administracyjny jest ograniczony do osób, które go potrzebują.

Żaden system nie daje gwarancji bezpieczeństwa „w 100%”. Użytkownik powinien chronić swoje konto, stosować unikalne hasło, nie przekazywać kodów logowania i niezwłocznie zgłosić podejrzenie przejęcia konta na kontakt@asileo.com.

10. Cookies i pamięć przeglądarki

Niezbędne mechanizmy zapisują decyzję o zgodzie i obsługują żądane logowanie oraz ochronę OAuth. Zgoda na te mechanizmy nie jest wymagana w zakresie koniecznym do żądanej usługi. Preferencje (motyw i obejrzane podpowiedzi) oraz diagnostyka Sentry są odrębnymi, domyślnie wyłączonymi kategoriami. Odmowa pozwala korzystać z aplikacji.

Decyzja jest ważna maksymalnie 180 dni i jest wspólna dla asileo.com, app.asileo.com oraz www.asileo.com w tej samej przeglądarce. Sesje logowania i zapisane preferencje pozostają oddzielne. Cofnięcie lub wygaśnięcie zgody zatrzymuje dalszą opcjonalną diagnostykę i usuwa opcjonalne wpisy przy otwarciu lub używaniu strony. Nie usuwa sesji logowania ani wcześniej wysłanych raportów. Nie używamy cookies reklamowych ani analityki marketingowej. Pełny wykaz mechanizmów, dostawców i czasów działania.

Usuwanie i eksport danych

Klient studia kieruje wniosek do studia; Asileo wspiera je jako procesor. Użytkownik panelu może zaplanować usunięcie własnego konta w zakładce Konto, z okresem 14 dni na anulowanie. Nie usuwa to studia ani jego klientów. Zamknięcie studia wymaga zweryfikowanego polecenia właściciela.

W zakładce Konto → Dane uprawniony właściciel może utworzyć pełny eksport klienta lub studia: dane klientów, rozmowy, projekty, formularze, rezerwacje oraz objęte eksportem prywatne pliki. Eksport jest stronicowany i nie ogranicza się do CSV 10 000 rekordów. Nie zawiera haseł ani sekretów integracji. W tym samym miejscu dostępne jest zaplanowanie usunięcia klienta lub studia; zakończenie wymaga usunięcia objętych dyspozycją plików i danych, a błędy podlegają ponowieniu.Instrukcja usuwania i ograniczenia kopii zapasowych.

11. Prawa osób

W zakresie przewidzianym przez RODO można żądać:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
• usunięcia danych albo ograniczenia ich przetwarzania;
• przeniesienia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem działania.

Wniosek można przesłać na kontakt@asileo.com. Możemy poprosić tylko o informacje niezbędne do bezpiecznego potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. W skomplikowanych przypadkach termin może zostać przedłużony zgodnie z RODO, o czym poinformujemy wraz z przyczyną.

Jeżeli wniosek dotyczy rozmowy ze studiem lub rezerwacji, administratorem jest studio. Warto zacząć od kontaktu z nim; Asileo wesprze studio w realizacji żądania.

12. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje i dane kontaktowe znajdują się na stronie UODO.

13. Zmiany polityki

Niniejsza informacja obowiązuje od 12 października 2026 r. i opisuje aktualne działanie usługi. Nie zmienia warunków zawartych umów ani zapisanych dowodów zapoznania się z poprzednią polityką. Poprzednia wersja pozostaje dostępna w archiwum. Polityka nie jest zgodą na marketing ani na opcjonalną diagnostykę. O istotnych zmianach poinformujemy przed rozpoczęciem nowego przetwarzania, zgodnie z jego charakterem.